Patrocínio de evento fitness raramente começa com uma marca grande. Começa com a marca de água de coco do bairro, a clínica de fisioterapia que atende seus alunos, a loja esportiva que quer gente nova na porta. O que faz essas marcas dizerem sim não é o tamanho do evento: é uma proposta clara, com público certo e contrapartidas que você entrega de verdade.
Em resumo: procure marcas que já vendem para o seu público, monte duas ou três cotas a partir do custo do evento, mande uma mensagem curta com um motivo específico, envie a proposta de uma página e, depois do evento, entregue um relatório com fotos e números. É ele que abre a renovação.
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Modelo de proposta de patrocínio
Estrutura de uma página, mensagem de abordagem, retorno, conferência e relatório pós-evento. (PDF · 446 KB)
Plano de patrocínio do evento
Cotas e contrapartidas, prospecção com etapas e entregas a cada patrocinador. (Excel · 18 KB)
Quais marcas procurar
A pergunta certa não é "quem tem dinheiro", é "quem ganha falando com essas pessoas". Para eventos de Pilates, yoga, treino funcional, corrida e bem-estar, os encaixes mais naturais são:
- Bebidas e alimentação: água de coco, isotônico, café, sucos, barras, restaurantes saudáveis.
- Saúde: fisioterapia, nutrição, clínicas de estética e de medicina esportiva, farmácias.
- Esporte: lojas de artigos esportivos, marcas de roupa fitness, tênis, acessórios.
- Bem-estar: spas, massagem, cosméticos naturais.
- Comércio do entorno: o shopping, o condomínio ou o hotel onde o evento acontece.
Comece pelas marcas próximas e que já se relacionam com o seu público. Uma lista de 15 a 20 empresas bem escolhidas rende mais do que 100 mensagens iguais.
Como montar as cotas
Parta do custo, não do desejo. Na planilha de precificação, veja quanto o evento custa e decida quanto desse valor o patrocínio deve cobrir. Depois, distribua em duas ou três cotas:
| Cota | Para quem | Contrapartidas |
|---|---|---|
| Master (1 vaga) | A marca que quer ser lembrada como parceira principal | Nome no evento, logo em destaque na página e no kit, estande, fala na abertura, posts |
| Apoio (2 a 4 vagas) | Marcas que querem presença sem exclusividade | Logo na página e no kit, ativação no local, post coletivo |
| Parceiro de produto (permuta) | Marcas que pagam com produto ou serviço | Produto no kit ou degustação, logo na página, menção no microfone |
Duas regras ajudam a vender: exclusividade de ramo na cota maior (só uma marca de bebida, por exemplo) e prazo de confirmação ligado à produção do kit.
O que pode entrar como contrapartida
- Logo na página de inscrição, com link para o site da marca.
- Logo na camiseta, no kit ou no painel de fotos.
- Estande, ativação ou degustação no local.
- Produto no kit.
- Menção no microfone na abertura ou no encerramento.
- Posts nas redes do evento.
- Cupom ou condição especial para os inscritos, divulgada pelo evento.
- Relatório pós-evento com fotos e números.
O que fica de fora: a lista de participantes. Dados pessoais só podem ir para uma marca com consentimento claro de cada pessoa. Se a marca quer contatos, ofereça uma ação no local em que a própria pessoa deixa os dados, se quiser.
A proposta de uma página
Patrocinador lê rápido. A proposta precisa caber em uma página, com cinco blocos:
- O evento em três linhas: o que é, quando, onde e para quantas pessoas.
- Por que essa marca: o que ela ganha falando com esse público agora. É o bloco que mais pesa, e precisa ser escrito para cada empresa.
- Números que você pode comprovar: inscritos e presentes em edições anteriores, alunos ativos, alcance nas redes. Em primeira edição, use a base de alunos e o histórico de aulões. Não estime o que você não consegue mostrar.
- Cotas com valores e contrapartidas.
- Prazos e contato: até quando confirmar para entrar no kit.
O PDF para download traz essa estrutura com campos para preencher.
A abordagem
A primeira mensagem não leva a proposta. Leva um motivo e um pedido simples:
Olá, [nome]. Sou [seu nome], do [studio]. Em [data] vamos reunir [número] pessoas num [formato do evento] em [bairro]. Pensei na [marca] porque [motivo específico]. Posso te mandar uma proposta de uma página com as opções de participação?
Sem resposta em 5 a 7 dias, um retorno curto lembrando o prazo da cota. Sem resposta de novo, encerre com gentileza e deixe a porta aberta para a próxima edição. A planilha do plano de patrocínio acompanha cada empresa por etapa e marca em vermelho os retornos vencidos.
No dia e depois
Antes do evento, liste cada contrapartida prometida a cada patrocinador, com prazo e responsável. No dia, alguém da equipe cuida só das marcas: recebe, confere as entregas e fotografa.
Em até uma semana, envie o relatório: inscritos, presentes no check-in, foto de cada contrapartida entregue, posts e alcance, e a data prevista da próxima edição com o convite para renovar. É a base da conversa de renovação.
Com a ZaiPass
Na ZaiPass, cada patrocinador entra na página do evento com logo, cota e link para o site, no lugar onde o público decide se inscrever. A loja do evento vende produtos junto com a inscrição (veja como vender produtos na loja do evento), e os números de inscritos e de presentes do relatório saem da lista de inscritos e do check-in por QR Code. Para montar o evento inteiro, veja o guia de como organizar um Wellness Day e a ZaiPass para eventos wellness.
