Um Wellness Day junta várias atividades no mesmo dia: treino, yoga, Pilates, respiração, conversa e comida boa. Para quem participa, parece leve. Para quem organiza, são vários profissionais, áreas, horários e fornecedores que precisam se encaixar. Este guia organiza o dia do formato ao relatório final.
Em resumo: escolha o formato (trilha única, atividades simultâneas ou ingresso com extras), comece 60 dias antes pelo local e pelos profissionais, abra as inscrições com 45 dias, feche fornecedores com o número de inscritos e decida o plano de chuva antes de divulgar.
Baixe o modelo
Duas páginas em A4 com a escolha do formato, o cronograma de 60 dias, uma programação de manhã com duas áreas, a divisão da equipe, o plano de chuva e o fechamento.
Kit Wellness Day
Formatos, cronograma, programação de exemplo, equipe e plano de chuva. (PDF · 333 KB)
Três formatos possíveis
| Formato | Como funciona | Bom para |
|---|---|---|
| Trilha única | Todos fazem as mesmas atividades, em sequência | Até umas 60 pessoas, um espaço só |
| Atividades simultâneas | Duas ou três atividades no mesmo horário, cada pessoa escolhe a sua | Públicos maiores e espaços com áreas separadas |
| Ingresso com extras | A entrada dá acesso ao dia; vivências com poucas vagas são vendidas à parte | Massagem, aula com convidado, sessão em grupo pequeno |
No formato de atividades simultâneas, a escolha precisa acontecer na inscrição. Se cada pessoa decide na hora, uma área lota e a outra fica vazia.
Aberto ao público ou para uma empresa
Os dois formatos têm a mesma operação, mas o ponto de partida muda.
Aberto ao público: a inscrição é paga, o preço precisa cobrir os custos e a divulgação começa pela sua base (alunos, seguidores, clientes dos parceiros).
Para uma empresa: o RH contrata o dia e define o público. Mesmo sem cobrança do colaborador, a inscrição com escolha de atividade evita área lotada e entrega à empresa a lista de quem participou.
60 dias antes: a base
- Objetivo, público e formato escritos.
- Local visitado: área para cada atividade, sombra, banheiros, água, acesso e um espaço coberto para o plano B.
- Profissionais convidados, com horário, duração, material e cachê combinados por escrito.
- Orçamento e preço calculados com o público esperado, não com a capacidade. A planilha de precificação faz a conta com lotes e cenários.
- Cotas de patrocínio montadas e primeiros contatos feitos. Veja como no guia de patrocínio para eventos fitness.
Modelo de programação
Uma manhã de quatro horas com duas áreas:
| Horário | Área 1 | Área 2 |
|---|---|---|
| 7h30 | Recepção, check-in e kit | |
| 8h00 | Abertura e aquecimento coletivo | |
| 8h20 | Treino funcional (45 min) | Yoga para iniciantes (45 min) |
| 9h15 | Pausa, hidratação e estandes dos parceiros | |
| 9h35 | Pilates no tapete (40 min) | Respiração e meditação (40 min) |
| 10h20 | Roda de conversa ou palestra curta | |
| 10h50 | Alongamento coletivo e foto do grupo | |
| 11h05 | Brunch, sorteios e encerramento |
Três cuidados que fazem diferença:
- Intercale intensidade. Depois de um treino forte, uma atividade calma. A conversa entra quando o corpo pede pausa.
- Deixe 15 a 20 minutos entre blocos. É o tempo de trocar de área, beber água e ir ao banheiro.
- Ponha os parceiros nas pausas. Estande visitado na pausa tem público; no meio de uma aula, fica vazio.
45 dias antes: inscrições abertas
A página do evento mostra a programação com horários, as vagas de cada atividade, os lotes, o que está incluído e a regra de desistência. Na ficha, pergunte restrições de saúde, restrição alimentar e contato de emergência.
Faça uma inscrição de teste do começo ao fim antes de divulgar. Comece pela sua base e, em seguida, peça aos profissionais convidados e aos parceiros que divulguem para os públicos deles.
30 a 15 dias antes: fornecedores
Com o número de inscritos em mãos, feche alimentação (com opções para as restrições da ficha), kit, som, tendas, tapetes e sinalização. Defina os primeiros socorros: kit, uma pessoa responsável que não acumula outra função e o hospital mais próximo.
Equipe: uma função por pessoa
| Função | O que faz |
|---|---|
| Coordenação | Cuida do relógio, da troca de áreas e das decisões fora do roteiro |
| Recepção e check-in | Confere a inscrição, entrega o kit e orienta onde começa cada atividade |
| Apoio às áreas | Monta tapetes, organiza as filas e recebe os profissionais |
| Parceiros e patrocinadores | Recebe as marcas, confere as entregas combinadas e registra fotos |
| Primeiros socorros | Fica com o kit e a lista de saúde |
Plano de chuva
Decida antes de abrir as inscrições e divulgue junto: qual área coberta será usada, até que horário você decide, como os inscritos serão avisados, quais atividades se juntam se faltar espaço e a regra para adiamento. Com a mensagem pronta, a decisão no dia leva minutos.
Depois do evento
Em até três dias, mande aos participantes um agradecimento com fotos e uma pesquisa curta de três perguntas: o que mais gostou, o que mudaria e se voltaria. Aos patrocinadores, envie o relatório com fotos e os números de inscritos e de presentes. Feche as contas e descarte os dados de saúde que não serão mais usados.
Com a ZaiPass
Na ZaiPass, a página do evento mostra a programação com horários e, em evento pago, cada atividade pode ter limite de vagas. Lotes, tipos de inscrição, loja de produtos e kit com retirada ficam na mesma página, com pagamento por Pix ou cartão. Os patrocinadores aparecem com logo, cota e link para o site, e o check-in por QR Code roda no celular da equipe. Para ver como fica uma experiência montada, conheça a ZaiPass para eventos wellness.
