Quem organiza um aulão, um workshop ou um Wellness Day costuma chegar ao preço de dois jeitos: copiando o valor de um evento parecido ou chutando um número redondo. Os dois podem dar certo, mas nenhum diz se o evento paga as contas. Esta planilha parte do custo, passa pelas tarifas e pela margem e chega ao preço de cada lote, com o ponto de equilíbrio e cenários de público.
Em resumo: divida os custos fixos pelos pagantes esperados, não pela capacidade. Some o custo por pessoa, acrescente a margem e as tarifas de pagamento e só então defina os lotes. Antes de abrir as inscrições, confira quantos pagantes você precisa para empatar.
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Planilha de precificação de evento wellness
4 abas com fórmulas: custos, preço sugerido, lotes, ponto de equilíbrio e cenários de público. (Excel · 14 KB)
O arquivo vem com valores de exemplo de uma manhã para 30 a 40 pessoas. Troque pelos seus. Funciona no Excel, no Google Planilhas, no LibreOffice e no Numbers.
Como a planilha está organizada
| Aba | O que você faz | O que a planilha faz |
|---|---|---|
| Custos | Lista os custos fixos e os custos por pessoa | Soma cada grupo |
| Preço | Preenche vagas, pagantes esperados, patrocínio, tarifas e margem; monta os lotes | Calcula custo por pagante, preço mínimo, preço sugerido, receita líquida, resultado e pagantes para empatar |
| Cenários | Muda as ocupações, se quiser | Mostra o resultado com 30%, 50%, 70%, 90% e 100% das vagas |
Passo 1: separar custos fixos e custos por pessoa
Custos fixos não mudam com o número de participantes: espaço, instrutores e convidados, som, fotografia, divulgação, decoração, equipe de apoio, autorizações e primeiros socorros.
Custos por pessoa crescem a cada inscrição: kit, alimentação, água, material de uso individual.
Cortesias (convidados, imprensa, equipe) não pagam, mas consomem kit e alimentação. Elas entram no custo por pessoa, não nos pagantes.
Passo 2: dividir pelos pagantes esperados
Esse é o erro mais comum. Se o espaço comporta 40 e você divide os custos por 40, o preço só fecha com a casa cheia. Divida pelo número de pagantes que você espera com segurança.
Custo por pagante = custo por pessoa + (custos fixos − patrocínio) ÷ pagantes esperados.
No exemplo da planilha: R$ 1.650 de custos fixos, R$ 40 por pessoa e 30 pagantes esperados. O custo por pagante é R$ 95. Esse é o valor líquido de empate.
Passo 3: margem e tarifas
A margem é o que sobra para imprevistos, para reinvestir e para pagar o seu trabalho de organização. Com 20% de margem, o valor líquido por inscrição sobe para R$ 118,75.
Depois entram as tarifas: a taxa da plataforma de inscrições e a tarifa do meio de pagamento. Elas podem ter uma parte em porcentagem e outra fixa por cobrança, e mudam conforme a forma de pagamento. No cartão parcelado, o custo costuma ser bem maior que no Pix (veja a taxa de cartão em eventos).
A planilha pergunta quem paga as tarifas:
- Organizador: as tarifas saem do preço. Com 8% e R$ 1 fixo de exemplo, o preço sugerido fica em R$ 130,16. Na prática, você anunciaria R$ 129 ou R$ 135.
- Participante: você anuncia o valor líquido, R$ 118,75, e o participante paga R$ 130,16 com as tarifas somadas.
Passo 4: lotes e tipos de inscrição
Com o preço sugerido como referência, monte os lotes. No exemplo:
| Lote | Preço | Pagantes previstos |
|---|---|---|
| 1º lote | R$ 119 | 12 |
| 2º lote | R$ 139 | 13 |
| Alunos do studio | R$ 109 | 5 |
A planilha calcula quanto fica com você em cada inscrição, a receita líquida de cada lote e o fechamento: receita, patrocínio, custos e resultado. No exemplo, o evento fecha com R$ 597,60 de resultado e precisa de 23 pagantes para empatar.
Passo 5: testar os cenários
A aba Cenários mantém o preço médio e muda o público. No exemplo, com 30% das vagas o evento dá prejuízo de R$ 750,96; com 70%, fecha positivo. Se o resultado só fica positivo com a casa cheia, reveja antes de divulgar: corte um custo fixo, ajuste o preço ou busque patrocínio. O guia de patrocínio para eventos fitness tem um plano de cotas pronto.
Erros que a planilha ajuda a evitar
- Esquecer as tarifas. Um preço de R$ 120 não vira R$ 120 na conta.
- Contar cortesias como pagantes. Elas consomem kit e brunch e não pagam.
- Lote promocional sem limite. Sem prazo ou vagas definidos, o primeiro lote vende tudo e o evento fecha no prejuízo.
- Esquecer o próprio trabalho. Organizar também é trabalho; a margem existe para isso.
Com a ZaiPass
Na ZaiPass, cada lote ou tipo de inscrição tem preço, vagas e período de venda próprios, e cupons de desconto resolvem condições como a de alunos do studio. No plano Automático, a taxa de plataforma é de 7%, e o meio de pagamento é cobrado à parte, conforme a forma de pagamento. Na criação do evento você escolhe quem paga as taxas, e o participante vê o valor final antes de pagar. Os valores atualizados estão na página de preços. Para o planejamento completo do evento, veja como organizar um aulão de Pilates e a ZaiPass para eventos wellness.
