O retiro dá trabalho em ondas: primeiro decisões grandes (local, data, preço), depois inscrições e pagamentos, por fim a logística dos últimos dias. Quando uma onda atrasa, a seguinte chega apertada. Este checklist organiza o retiro por etapas, com o que precisa estar pronto em cada uma.
Em resumo: comece 90 dias antes pelo local e pelo preço; abra as inscrições uns 60 dias antes; feche programação, cozinha e quartos com 30 dias; feche a lista com 15; avise e separe tudo na última semana. Depois do retiro, preste contas e descarte os dados de saúde.
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Três páginas em A4, com espaço para escrever o responsável de cada tarefa, a lista do que levar para enviar aos inscritos e a conta do preço da inscrição.
Checklist de organização de retiro
Etapas de 90 dias antes ao pós-retiro, lista do que levar e a conta do preço. (PDF · 343 KB)
90 dias antes: as decisões que travam o resto
- Objetivo e público. Retiro de jovens, de casais, de mulheres ou da igreja toda pede local, programação e preço diferentes.
- Datas. Confira a agenda da igreja e da denominação antes de reservar.
- Local visitado pessoalmente. Quartos e camas, banheiros, cozinha, salão, área externa, acessibilidade e sinal de celular. Foto de site não mostra o colchão.
- Contrato lido. Número mínimo de pessoas, sinal, datas de pagamento, política de cancelamento, horário de entrada e de saída.
- Coordenações com nome. Inscrições, tesouraria, programação, cozinha, transporte, saúde e recepção.
- Regra para menores de 18 anos. Se podem ir, com quem e com qual autorização.
A conta do preço da inscrição
O erro mais comum é dividir os custos fixos pela capacidade do local. Se o local tem 80 vagas e vão 50 pessoas, a conta não fecha.
| Custo | Tipo |
|---|---|
| Hospedagem e alimentação | Por pessoa |
| Camiseta e kit | Por pessoa |
| Tarifas do meio de pagamento e da plataforma, se houver | Por pessoa |
| Ônibus ou vans | Fixo |
| Som, decoração, material e preletores | Fixo |
Preço mínimo = custos por pessoa + (custos fixos ÷ pagantes esperados).
Exemplo com valores ilustrativos: R$ 220 de hospedagem e alimentação mais R$ 30 de kit dão R$ 250 por pessoa. Ônibus e demais fixos somam R$ 4.000. Esperando 50 pagantes, o fixo pesa R$ 80 por pessoa. Preço mínimo: R$ 330. Se a igreja vai subsidiar parte ou oferecer bolsas, decida antes de abrir as inscrições.
60 dias antes: abrir as inscrições
- Ficha de inscrição pronta. Use o modelo de ficha de inscrição para retiro, campo a campo, com os cuidados com menores e dados de saúde.
- Pagamento definido. Valor, formas, parcelas e prazo final. Parcelas precisam terminar antes do retiro.
- Regra de desistência escrita e divulgada junto com a inscrição, não depois do primeiro pedido de devolução.
- Inscrição de teste feita do começo ao fim antes de divulgar.
- Transporte cotado e seguro para os participantes avaliado com o local e a liderança.
30 dias antes: programação, cozinha e quartos
Programação com horários fechada, preletores e louvor confirmados (com transporte e hospedagem deles), cardápio montado com as restrições alimentares da ficha, camisetas encomendadas pelos tamanhos informados e a primeira versão da divisão de quartos e ônibus. É também a hora de recolher as autorizações dos menores e cobrar, um a um, quem está com pagamento atrasado.
15 e 7 dias antes: fechar a lista e avisar
Com 15 dias, a lista final é conferida contra os pagamentos: quem pagou, quem está parcial, quem desistiu. O número final vai para o local e para a cozinha. Quartos, ônibus e escala de voluntários são fechados.
Na última semana, os inscritos recebem o comunicado com horário e ponto de saída, endereço, regras do local e o que levar. A equipe de saúde recebe a lista com alergias, medicação e contato de emergência, e só ela.
Chegada, durante e depois
- Chegada: check-in no embarque ou na portaria, entrega de kit e quarto, boas-vindas com regras e o contato da coordenação. Veja o checklist de credenciamento e check-in para a equipe da entrada.
- Durante: reunião rápida da equipe toda manhã, contagem de pessoas em toda saída do local e registro de qualquer ocorrência de saúde.
- Depois: prestação de contas à liderança, agradecimento, pesquisa curta, fotos só de quem autorizou e descarte das fichas e planilhas com dados de saúde.
Onde o retiro costuma emperrar
Na maioria dos retiros, o trabalho que mais pesa não é a programação. É conferir pagamentos e montar listas: comprovante de Pix no WhatsApp, planilha com quem pagou a segunda parcela, lista de quartos montada à mão na véspera. Se o seu controle ainda é por planilha, a planilha de inscrições e pagamentos organiza parcelas e saldos.
Na ZaiPass, a inscrição online junta a ficha (com o modelo Retiro / Acampamento), o pagamento por Pix ou cartão, grupos com regras para quartos e ônibus e o check-in por QR Code. Retiro sem cobrança de inscrição usa o plano Gratuito. Para o retiro inteiro, veja a ZaiPass para igrejas.
