Checklist de credenciamento e check-in: equipe, materiais e o que fazer em cada situação

O credenciamento é a primeira impressão do evento e o lugar onde um problema pequeno vira fila. Quase sempre, a fila não vem da falta de gente na mesa, e sim de gente sem função definida resolvendo exceção na frente de quem só queria entrar.

Este checklist é para a equipe da entrada: quem faz o quê, o que levar, o que testar na véspera e o que responder em cada situação. Para entender como o check-in por QR Code funciona, veja o guia de check-in para eventos. Para a matemática da fila, veja como acabar com a fila de credenciamento.

Baixe o checklist

Duas páginas em A4 para imprimir e deixar na mesa de credenciamento.

Uma função por pessoa

Função	O que faz
Coordenação	Decide os casos fora da regra, acompanha a fila e remaneja a equipe no pico
Leitura do QR Code	Lê o código, confere o nome na tela e libera. Não resolve problema na fila
Balcão de pendências	Atende quem está sem QR Code, com pagamento pendente, nome errado ou quer se inscrever na hora
Kit, crachá ou pulseira	Entrega o que foi separado para aquela pessoa ou tipo de inscrição
Orientação da fila	Pede o QR Code aberto antes da mesa e encaminha os casos ao balcão

Em eventos pequenos, uma pessoa acumula funções. O que não pode faltar é a separação entre quem lê e quem resolve problema.

Quantos pontos de leitura

Pontos de leitura = pessoas no pico × segundos por atendimento ÷ segundos da janela.

Exemplo com premissas: 300 pessoas chegando nos 30 minutos antes do início (1.800 segundos) e 15 segundos por atendimento, contando a entrega de kit, pedem 300 × 15 ÷ 1.800 = 2,5, ou seja, 3 pontos. Meça o seu tempo por atendimento num teste antes do evento: é ele que muda a conta.

Antes do evento

• Regra decidida para pagamento pendente, inscrição na porta e troca de titular. A equipe da entrada aplica a regra, não inventa.
• Pendências de pagamento cobradas antes, não na porta.
• Lembrete aos inscritos: levar o QR Code no celular ou impresso e um documento.
• Kits, crachás ou pulseiras separados por nome ou por tipo de inscrição.
• Um acesso por pessoa da equipe na ferramenta de check-in.

Na véspera

• Check-in de teste em cada aparelho, com uma inscrição de teste.
• Lista de inscritos aberta em cada aparelho com internet, para servir de reserva se a conexão cair.
• Treino de 15 minutos: ler, buscar por nome e encaminhar ao balcão.
• Lista impressa de reserva atualizada com as últimas inscrições.

O que fazer quando

Situação	Resposta
Pessoa sem o QR Code	Balcão de pendências: buscar pelo nome, e-mail ou telefone e conferir com documento
Pagamento pendente	Não liberar na leitura. No balcão, aplicar a regra combinada
QR Code já usado	Conferir se a pessoa já consta como presente e em que horário. Se foi outra pessoa, chamar a coordenação
Nome errado ou troca de titular	Seguir a regra combinada e corrigir os dados depois, fora da fila
Internet caiu	Seguir no aparelho que já abriu a lista. Sem lista aberta, usar a impressa e lançar depois
Fila crescendo	Abrir mais um ponto de leitura com alguém do kit ou da orientação

Depois que a entrada acaba

• Todos os aparelhos com internet, para enviar os check-ins feitos sem conexão.
• Entradas anotadas no papel lançadas no sistema.
• Lista de presença exportada e guardada. Ela define quem recebe certificado, quando houver. Se a presença for em papel, use os modelos de lista de presença.
• Contagem final comparada com os inscritos confirmados.
• Listas impressas recolhidas e descartadas.

Com a ZaiPass

O check-in por QR Code abre no navegador do celular, sem aplicativo, em todos os planos. Vários membros da equipe leem ao mesmo tempo, cada um no seu aparelho, e a presença aparece no mesmo painel. A busca encontra a pessoa por nome, e-mail, telefone ou código da inscrição. Inscrição com pagamento pendente ou cancelada não é liberada: a tela mostra a situação. Sem internet, o aparelho que abriu a lista antes confere os códigos e envia os registros quando a conexão volta.