Todo retiro começa com a mesma pergunta da secretaria: o que a ficha de inscrição precisa ter? Pedir de menos gera ligação na véspera para descobrir quem tem alergia. Pedir de mais cria uma pilha de dados sensíveis que ninguém usa.
Abaixo está um modelo campo a campo, com o motivo de cada pergunta, uma versão para imprimir em A4 e o caminho para fazer a mesma ficha online.
Em resumo: a ficha de um retiro tem cinco blocos: participante, igreja e grupo, logística, saúde e alimentação, e pagamento. Mais as autorizações: uso de imagem e, para menores de 18 anos, a autorização de participação assinada pelo responsável. Dados de saúde são sensíveis: peça só o que a equipe vai usar.
O modelo, campo a campo
| Bloco | Campos | Por que pedir |
|---|---|---|
| Participante | Nome completo, data de nascimento, documento (RG ou CPF), telefone ou WhatsApp, e-mail, cidade | Identificar a pessoa, saber a idade e falar com ela antes do retiro |
| Igreja e grupo | Igreja ou congregação, grupo ou ministério, líder responsável | Organizar equipes e saber a quem recorrer |
| Logística | Alojamento (feminino, masculino, família), transporte, tamanho de camiseta | Montar quartos, ônibus e kits |
| Saúde e alimentação | Restrição alimentar, alergias, medicação de uso contínuo, contato de emergência | Cuidar da pessoa e planejar a cozinha |
| Pagamento | Valor, forma de pagamento, parcelas, se houver | Conferir quem pagou |
| Autorizações | Uso de imagem; para menores, autorização de participação do responsável | Registrar o consentimento |
Dois cuidados que evitam retrabalho:
- Contato de emergência é obrigatório e precisa de nome, parentesco e telefone de alguém que não vai ao retiro.
- Medicação de uso contínuo pede nome e horário. "Toma remédio" não ajuda a equipe às 22h.
Ficha para imprimir
Se a sua igreja ainda recolhe ficha em papel, imprima esta. Ela sai sozinha, sem o resto da página, em uma folha A4 frente e verso, com espaço para escrever à mão.
Ficha de inscrição: retiro
Retiro com menores de 18 anos
São dois documentos diferentes, que costumam ser confundidos:
- Autorização de participação: o responsável legal autoriza o menor a participar daquele retiro, nas datas e no local informados, e confirma os dados da ficha. É a igreja que pede, e está no bloco 7 da ficha acima.
- Autorização de viagem: quando o menor viaja para outra cidade sem os pais ou responsáveis, pode ser exigida uma autorização de viagem, com regras próprias do Estatuto da Criança e do Adolescente e da empresa de transporte. As exigências mudam conforme a idade, o destino e quem acompanha. Confira a regra vigente com o órgão competente (o Conselho Tutelar ou o tribunal de justiça do seu estado) antes do retiro.
Se o retiro tiver atividades fora do local, como passeio ou trilha, inclua isso na autorização de participação. E confira as orientações da sua denominação, que podem ter um modelo próprio.
Dados de saúde: o que a LGPD pede
Alergia, medicação e condição de saúde são dados pessoais sensíveis pela Lei Geral de Proteção de Dados. Na prática:
- Finalidade: diga na ficha para que serve ("para a equipe cuidar do participante durante o retiro").
- Só o necessário: não peça diagnóstico, peça o que a equipe precisa saber para agir.
- Acesso restrito: a informação fica com quem cuida do participante (coordenação e equipe de saúde), não no grupo de WhatsApp da equipe inteira.
- Retenção: depois do retiro, descarte as fichas em papel e as planilhas exportadas com esses dados.
Papel, formulário genérico ou inscrição online
| Ficha em papel | Formulário genérico | Inscrição online com pagamento | |
|---|---|---|---|
| Quem confere o pagamento | A secretaria, à mão | A secretaria, comparando com o extrato | A plataforma, quando o pagamento é confirmado |
| Onde ficam os dados | Na pasta da secretaria | Numa planilha | Na lista de inscritos do evento |
| Lista de quartos e ônibus | Montada à mão | Montada na planilha | Grupos com regras |
| Entrada no dia | Lista impressa | Lista impressa | Check-in por QR Code |
O papel ainda resolve retiros pequenos. Quando o número de inscritos cresce, o trabalho de conferir pagamento e montar listas é o que pesa.
Como montar a versão online na ZaiPass
Crie o retiro e escolha o modelo de formulário
No editor do formulário, use o modelo Retiro / Acampamento: ele já traz data de nascimento, sexo, cidade, restrição alimentar, observações médicas, camiseta e contato de emergência. Ajuste, tire ou acrescente campos.
Acrescente as autorizações
Use campos Sim/Não para o uso de imagem e para o aceite do responsável. A assinatura da autorização de participação de menores continua no papel: a ZaiPass não tem assinatura nem envio de arquivo no formulário.
Defina como receber
Retiro sem cobrança usa o plano Gratuito. Retiro pago recebe por Pix e cartão, com confirmação automática no plano Automático ou Pix direto na conta da igreja no plano Controle.
Organize quartos e ônibus
Crie grupos com o nome que quiser e regras por tipo de inscrição, idade, gênero ou resposta do formulário. A lista de inscritos exporta as respostas, uma coluna por campo, para a cozinha e a equipe de saúde.
Faça o check-in por QR Code
Cada inscrito recebe um QR Code por e-mail. Na chegada, a equipe lê pelo celular. Veja o guia de check-in para eventos.
Uma pessoa pode inscrever várias no mesmo pedido, como a mãe inscrevendo os filhos: cada participante tem a sua ficha.
Se o valor do retiro for alto e o seu público preferir dividir, veja no guia Pix para eventos como funciona o parcelamento no Pix e a disponibilidade dele para o seu evento.
Resumo: comece pelo modelo, corte o que a equipe não vai usar, trate a saúde como dado sensível e separe a autorização de participação da autorização de viagem. Para o retiro inteiro, da inscrição ao check-in, veja a ZaiPass para igrejas e o guia de gestão de eventos religiosos.
