Quase todo evento pago começa numa planilha: uma coluna com o nome, outra com "pagou?". Funciona até a primeira parcela, o primeiro desconto ou a primeira desistência. Aí a coluna "pagou?" já não responde quanto falta, e a conta fica na cabeça de quem cuida das inscrições.
Este modelo resolve isso com uma regra simples: inscrições numa aba, pagamentos em outra, e fórmulas ligando as duas.
Em resumo: uma linha por pessoa na aba Inscrições, uma linha por pagamento na aba Pagamentos. A planilha soma os pagamentos de cada inscrição, calcula o saldo e mostra a situação: Quitado, Parcial, Pendente, Isento ou Cancelado. A aba Resumo traz vagas restantes, quanto entrou e quanto falta.
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Planilha de inscrições e pagamentos
5 abas com fórmulas prontas: configuração, inscrições, pagamentos, resumo e instruções. (Excel · 62 KB)
O arquivo vem com três inscrições de exemplo para você ver as fórmulas funcionando. Apague o conteúdo delas antes de usar.
Como a planilha está organizada
| Aba | O que você faz | O que a planilha faz |
|---|---|---|
| Configuração | Cadastra o evento, os tipos de inscrição com valor e vagas, e as formas de pagamento | Alimenta as listas das outras abas |
| Inscrições | Uma linha por pessoa: nome, contato, tipo, desconto, vencimento | Preenche o valor, soma o que foi pago, calcula saldo e situação |
| Pagamentos | Uma linha por pagamento: data, Nº da inscrição, forma, valor | Mostra o nome da pessoa e avisa se o Nº não existe |
| Resumo | Só consulta | Inscritos por tipo, vagas restantes, recebido, a receber e total por forma de pagamento |
As regras que evitam erro
Pagamento sempre ligado a um número de inscrição. O nome se repete e muda de grafia ("Ana Paula", "Ana P."), o número não. Na aba Pagamentos, você digita o Nº e o nome aparece sozinho. Número errado fica em vermelho.
Parcela é mais uma linha, não mais uma coluna. Colunas "parcela 1", "parcela 2" quebram quando alguém paga em três vezes ou adianta duas de uma vez. Com uma linha por pagamento, qualquer combinação soma certo.
Situação calculada, nunca digitada. A coluna Situação segue a regra:
- Cancelado: a inscrição foi marcada como cancelada.
- Isento: o valor devido é zero (equipe, cortesia).
- Quitado: a soma dos pagamentos cobre o valor devido.
- Parcial: pagou uma parte.
- Pendente: não pagou nada.
Vencimento opcional, mas útil. Com a data preenchida, o saldo em aberto com vencimento passado fica em vermelho. É a lista de quem cobrar hoje.
Comprovante conferido. Na aba Pagamentos, a coluna "Comprovante conferido?" separa o que alguém disse que pagou do que você viu no extrato. O Resumo conta quantos pagamentos ainda não foram conferidos.
Exemplo
Um encontro com inscrição inteira de R$ 350 e meia de R$ 175 (valores ilustrativos):
| Nº | Tipo | Desconto | Devido | Pagamentos lançados | Saldo | Situação |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Inteira | Sem | R$ 350 | R$ 175 + R$ 175 | R$ 0 | Quitado |
| 2 | Inteira | R$ 50 | R$ 300 | R$ 100 | R$ 200 | Parcial |
| 3 | Meia | Sem | R$ 175 | nenhum | R$ 175 | Pendente |
No Resumo: 3 inscrições ativas, R$ 825 devidos, R$ 450 recebidos, R$ 375 a receber.
Cuidados com os dados
A planilha guarda nome, telefone e e-mail. Compartilhe só com quem cuida das inscrições, evite mandar o arquivo em grupo de WhatsApp e apague o que não for mais necessário depois do evento. Se o seu evento pede dados de saúde, como num retiro, deixe esses campos fora desta planilha: veja os cuidados no modelo de ficha de inscrição para retiro.
Até onde a planilha vai
A planilha organiza, mas alguém ainda precisa digitar cada pagamento e conferir cada comprovante. Com poucas dezenas de inscritos, cabe na rotina. Com centenas e parcelas, vira a tarefa principal de alguém. Fizemos uma comparação mais completa em plataforma de eventos vs planilha e WhatsApp.
Na ZaiPass, a inscrição e o pagamento acontecem na mesma página. No plano Automático, o Pix e o cartão são confirmados sem conferência manual e a situação da inscrição muda sozinha. No plano Controle, o Pix cai direto na sua conta e você confirma o comprovante enviado pelo participante, na lista de inscritos. A lista de inscritos exporta em CSV, que abre em qualquer planilha. Para entender os jeitos de receber, veja o guia Pix para eventos.
