Lista de presença parece simples até alguém precisar dela: o RH pede a comprovação do treinamento, o contratante quer saber quantas pessoas vieram, o participante quer o certificado e você não sabe se ele ficou o dia todo. Uma lista bem montada responde essas três perguntas sem retrabalho.
Em resumo: para palestras e encontros de um período, use a lista com assinatura. Para cursos e treinamentos com certificado, use a lista com entrada e saída, uma folha por turno, e lance as presenças na planilha, que calcula a frequência e quem fica apto.
Baixe os modelos
Lista de presença para imprimir
2 modelos em A4: com assinatura, e com entrada, saída e carga horária. 25 linhas por folha. (PDF · 156 KB)
Planilha de presença por sessão
Até 10 sessões e 300 pessoas, com frequência, apto ao certificado e resumo por sessão. (Excel · 28 KB)
Qual modelo usar
| Situação | Modelo | Por quê |
|---|---|---|
| Palestra, culto especial, reunião, evento de um período | Modelo 1, com assinatura | Registra quem veio, sem conta de horas |
| Curso, treinamento, formação com certificado | Modelo 2, com entrada e saída | Comprova a carga horária de cada turno |
| Evento de vários dias ou várias sessões | Modelo 2 em papel + planilha | A planilha soma as sessões e calcula a frequência |
Como montar a lista
- Uma folha por ponto de entrada e por turno. Folha que circula pela sala volta com linha pulada e nome ilegível.
- Topo preenchido antes de abrir a porta. Evento, data, local e turno. Sem isso, três folhas iguais viram uma dúvida no fim do mês.
- Nome completo, em letra de forma. É o nome que vai para o certificado.
- Contato ou documento, só se precisar. Telefone ou e-mail ajudam a achar a pessoa depois. Documento, só quando houver motivo, como certificado com CPF.
- Entrada e saída no treinamento. Anote a hora real, não a programada. É o que comprova a carga horária.
- Total por folha e assinatura do responsável. Fecha a folha e evita nome acrescentado depois.
Frequência e certificado
Em cursos com várias sessões, a regra mais comum é exigir uma frequência mínima, como 75%. A conta é:
Frequência = sessões em que a pessoa esteve ÷ sessões realizadas.
Num curso de 4 sessões com mínimo de 75%, quem esteve em 3 tem 75% e fica apto. Quem esteve em 2 tem 50% e não fica.
Na planilha, você escreve o nome de cada sessão na linha azul (por exemplo, "Sáb manhã") e marca P em cada pessoa presente. Sessão sem nome não entra na conta, então você pode deixar colunas prontas para sessões que ainda vão acontecer. A frequência mínima fica no topo e pode ser alterada.
Cuidados com os dados
A lista tem nome, contato e, às vezes, documento. Guarde com quem organiza, não deixe a folha exposta na mesa depois do evento e descarte quando ela não for mais necessária, por exemplo depois da emissão dos certificados.
Presença sem papel
A lista em papel tem um custo escondido: alguém precisa digitar tudo depois. Com check-in por QR Code, a presença é registrada na entrada, quando a equipe lê o código do participante com o celular. Veja como funciona no guia de check-in para eventos.
Na ZaiPass, a lista de presentes exporta em CSV ou PDF. Em eventos de vários dias, o check-in é feito a cada dia e define quem fica apto ao certificado pela frequência mínima por dia. Depois do evento, a equipe emite os certificados em lote, e cada participante baixa o seu pelo link, com validação por QR Code. Veja mais em certificado de participação em eventos.
