Por Pâmela Fernandes, fundadora da Zaipass.
Durante meses, a Zaipass existiu apenas dentro de uma tela. Cada funcionalidade foi pensada, desenvolvida, testada e aprimorada inúmeras vezes. Mas existia uma pergunta que só poderia ser respondida quando o sistema fosse usado em um evento de verdade:
Será que ele realmente facilitaria a vida dos organizadores?
Foi para responder essa pergunta que decidimos colocar a Zaipass à prova no seu primeiro evento real.
Antes de falar da Zaipass, deixa eu me apresentar
Meu nome é Pâmela.
Ao longo da minha carreira participei da construção de diversos sistemas, atuando desde a análise de requisitos até a implantação em produção. Passei por etapas como desenho de soluções, modelagem de banco de dados, documentação funcional, acompanhamento do desenvolvimento e validação das entregas.
Sempre estive envolvida na construção dos produtos, mas nunca na posição de proprietária deles.
Foi acompanhando de perto a organização de eventos que tudo se conectou. Eu via organizadores lidando com planilhas, comprovantes de Pix enviados pelo WhatsApp, listas impressas, inscrições espalhadas em vários lugares e uma preocupação enorme para garantir que tudo desse certo no dia.
O problema nunca foi falta de dedicação. O que faltava era uma plataforma capaz de centralizar a operação inteira de um evento, em vez de deixá-la espalhada por várias ferramentas. Mesmo com tanta tecnologia disponível, esse lugar ainda não existia.
A Zaipass nasceu para preencher esse vazio: reunir toda a minha experiência de construção de sistemas em uma plataforma feita do zero para a gestão de eventos.
A ideia nunca foi criar apenas mais um sistema de eventos. Era construir uma plataforma que assumisse a parte operacional, para que o organizador pudesse dedicar seu tempo ao que realmente importa: a experiência das pessoas.
Depois de muitos meses de desenvolvimento e testes, chegou o momento de colocar tudo isso à prova. Confesso que estava ansiosa: por melhores que sejam os testes, nada substitui pessoas usando o sistema em uma situação real, com a correria, os imprevistos e a responsabilidade que um evento exige.
O primeiro desafio: validar a operação de um evento real
O primeiro evento realizado com a Zaipass foi um acampamento de adolescentes com aproximadamente 70 participantes. Quando a plataforma ficou pronta, as inscrições para o acampamento já haviam começado. Por isso tomamos uma decisão estratégica: em vez de interromper um processo que já estava funcionando, importamos todos os participantes para a Zaipass.
Nosso objetivo naquele momento não era validar as inscrições online. Queríamos colocar à prova a etapa mais crítica de qualquer evento: a operação presencial.
Após a importação, o organizador registrou manualmente os pagamentos usando o Plano Controle da Zaipass. À medida que cada inscrição era confirmada, a plataforma gerava automaticamente o ingresso do participante e o enviava por e-mail. Para facilitar a logística do acampamento, também optamos por imprimir todos os ingressos e entregá-los antes da viagem.
Quando todos chegaram ao local do evento, começou a etapa que mais esperávamos testar: a equipe de credenciamento usou a Zaipass para localizar cada participante e fazer o check-in diretamente pelo sistema. Era o momento da verdade.
Chegou o grande dia
Apesar de todos os testes feitos durante o desenvolvimento, eu ainda tinha aquela pergunta na cabeça: "Será que tudo vai funcionar como imaginamos?" A teoria já havia sido validada. Agora era a vez da prática.
Os primeiros participantes começaram a chegar. A equipe abriu a tela de credenciamento, e o primeiro participante foi localizado.
O primeiro check-in foi realizado.
Depois veio o segundo. O terceiro. O décimo.
E, quando percebemos, a operação estava acontecendo de forma completamente natural. A ansiedade foi dando lugar ao alívio: não havia filas, não havia procura por listas impressas, não havia dúvida sobre quem já tinha chegado. Tudo acontecia exatamente como imaginávamos durante o desenvolvimento.
Naquele momento, a Zaipass deixou de ser apenas um projeto e passou a fazer parte de um evento real. Foi impossível não sorrir.
O que deu muito certo
Check-in rápido
O credenciamento foi feito em poucos segundos por participante. A equipe conseguia localizar cada inscrito e registrar a chegada sem nenhuma dificuldade. Zero filas, zero travas. Esse era um dos pontos que mais queríamos validar, e o resultado foi exatamente o que esperávamos.
Informações centralizadas
Todos trabalhavam olhando para a mesma base de dados. Não havia listas diferentes, planilhas atualizadas à mão ou dúvida sobre a situação de cada participante: tudo estava concentrado em um único lugar.
Uma operação tranquila
Talvez esse tenha sido o maior resultado. Quando a tecnologia deixa de chamar atenção e simplesmente ajuda as pessoas a fazerem seu trabalho, é sinal de que ela cumpriu seu papel. Era exatamente isso que queríamos construir. E foi isso que aconteceu.
Os refinamentos que só um evento real revela
O credenciamento fluiu sem nenhuma trava. E foi justamente por estar tranquila, vendo tudo funcionar, que reparei em detalhes que só apareceriam num evento de verdade: uma informação que poderia saltar mais aos olhos, um clique que dava para economizar, uma hierarquia visual que poderia ficar ainda mais clara.
Nada disso atrapalhou o evento. Mas cada observação virou uma tarefa de melhoria nos dias seguintes. Foi aí que entendi uma das maiores vantagens de construir um produto próprio: a gente pode ouvir quem realmente usa a plataforma e evoluir continuamente, mesmo quando já está funcionando bem.
O que mudou depois desse evento
Assim que o acampamento terminou, a lista de melhorias começou. Revisamos telas, simplificamos fluxos, refinamos a experiência do check-in, ajustamos mensagens e reorganizamos informações. E seguimos implementando melhorias praticamente todos os dias. Cada uma delas nasceu da experiência vivida ali. Nada substitui o aprendizado de um evento real.
Esse foi apenas o começo
Quando comecei a desenvolver a Zaipass, sonhava em construir algo que realmente fizesse diferença na vida das pessoas. Ver aquele primeiro participante sendo credenciado com sucesso mostrou que estávamos no caminho certo.
Ainda temos muito para evoluir: muitas funcionalidades para lançar, muitas melhorias para implementar e muitos eventos para viver ao lado dos nossos clientes. Mas uma coisa ficou muito clara naquele primeiro acampamento: a Zaipass deixou de ser apenas uma ideia e começou a fazer parte da história de eventos reais. E isso, para mim, foi o melhor resultado que poderíamos ter.
Obrigado por ler.
Espero que este primeiro relato tenha mostrado um pouco do que existe por trás da Zaipass.
Ainda estamos no começo da jornada. Vamos cometer erros, aprender, evoluir e construir uma plataforma cada vez melhor para quem organiza eventos.
Se você gosta de acompanhar a construção de produtos reais, este é apenas o primeiro capítulo.
Pâmela Fernandes GomesFundadora da Zaipass
Estamos construindo a plataforma que gostaríamos de ter usado.
